Nhân dân cần mang giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ, sổ hồng); căn cước công dân đã cập nhật định danh mức độ 2 trên VNied của chủ sở hữu đất. Đây là hai loại giấy tờ quan trọng nhất và cũng là cơ sở pháp lý trực tiếp xác định quyền sử dụng đất cũng như nhân thân của chủ sử dụng đất, để cơ quan chức năng tiến hành quét, đối chiếu và nhập dữ liệu

Bên cạnh đó, người dân có thể cần cung cấp thêm giấy tờ bổ sung. Ví dụ như hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, văn bản thừa kế, quyết định giao đất hoặc cho thuê đất… Những tài liệu này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng sẽ rất cần thiết nếu cơ quan chức năng cần xác minh tính liên tục và hợp pháp của quyền sử dụng đất.

Trong một số trường hợp đặc biệt, việc cung cấp giấy tờ khác là điều kiện cần thiết để quá trình đồng bộ dữ liệu được chính xác. Chẳng hạn, nếu thửa đất chưa có sổ đỏ thì người dân nên xuất trình hồ sơ pháp lý hiện có như giấy tờ mua bán viết tay, giấy kê khai, biên lai nộp thuế hoặc xác nhận của chính quyền địa phương.

Nếu chủ sử dụng đất đã mất, người thừa kế cần chứng minh quyền của mình thông qua giấy khai sinh, giấy chứng tử hoặc văn bản thừa kế hợp pháp. Trường hợp đất đang có tranh chấp, người dân vẫn phải kê khai, song hồ sơ sẽ được phân loại riêng để xử lý sau.

Khi các tổ công tác của UBND phường có thông báo, các chủ sử dụng đất và chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất cần chủ động phối hợp, cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ liên quan để chính quyền thu thập, quét (scan) tài liệu theo quy định.

Đối với những trường hợp giấy chứng nhận đã mất, bị hỏng hoặc chưa được cấp, người dân nên sớm liên hệ Văn phòng đăng ký đất đai hoặc UBND phường nơi có đất để được hướng dẫn thủ tục cấp mới hoặc cấp lại theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, phường Móng Cái 1 khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến nhằm tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. Việc này không chỉ giúp giảm bớt thời gian đi lại mà còn góp phần bảo đảm công khai, minh bạch và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu đất đai. Người dân chỉ cần chuẩn bị sổ đỏ hoặc sổ hồng cùng căn cước công dân, còn các giấy tờ khác chỉ cần bổ sung khi rơi vào tình huống đặc biệt. Đây là cách để quá trình xác thực diễn ra thuận lợi, nhanh gọn, đồng thời bảo đảm quyền lợi của người dân được ghi nhận chính xác trong hệ thống dữ liệu đất đai số.

Tại phường Móng Cái, việc triển khai thực hiện chiến dịch 90 ngày làm giàu, làm sạch cơ sở dữ liệu đất đai trên địa bàn tạo nền tảng để phát triển Chính quyền số, Chính phủ điện tử và công cụ để quản lý nhà nước về đất đai, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp, các ngành minh bạch, hiệu quả, rõ trách nhiệm; Nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công về đất đai; cải cách và giải quyết thủ tục hành chính về đất đai cho người dân, doanh nghiệp trên môi trường điện tử; Cơ sở dữ liệu (CSDL) đất đai sẽ được kết nối, chia sẻ và đồng bộ với CSDL quốc gia về đất đai, CSDL các ngành để vận hành thông suốt giữa các cơ quan trong hệ thống chính trị nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả tài nguyên số, dữ liệu số.

Mục tiêu của chiến dịch nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai trên địa bàn phường Móng Cái 1 để kết nối, chia sẻ đồng bộ với cơ sở dữ liệu tỉnh Quảng Ninh và các cơ sở dữ liệu của các ngành khác có liên quan, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công về đất đai, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp trên môi trường điện tử, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước về đất đai và sự chỉ đạo điều hành của các cấp, các ngành./.