Theo báo cáo Công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tinh gọn tổ chức bộ máy của Văn phòng Thành ủy, trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Thành ủy Móng Cái đã tham mưu cho Ban Thường vụ Thành ủy ban hành nhiều văn bản triển khai việc chỉnh lý, số hóa tài liệu; Tham mưu tổ chức giao ban, triển khai các nội dung liên quan đến việc chỉnh lý, số hóa tài liệu; ban hành các Thông báo kết luận thông báo ý kiến của Thường trực Thành ủy về tiến độ, kết quả công tác chỉnh lý, số hóa, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức khối đảng, chính quyền  khi thực hiện sắp xếp tinh gọn tổ chức bộ máy chỉ đạo việc triển khai thực hiện; Thành lập tổ công tác, trưng dụng 20 cán bộ giáo viên ngành giáo dục hỗ trợ, thực hiện công tác rà soát, chỉnh lý, số hóa tài liệu - thực hiện tập trung tại Thành ủy từ ngày 26/5/2025 đến nay; Cử cán bộ Văn phòng Thành ủy, mời Đảng ủy các xã, phường tham gia đầy đủ các cuộc họp triển khai của Văn phòng Tỉnh ủy (trực tiếp, trực tuyến) đối với nội dung liên quan đến công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu.

Về Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu, Văn phòng Thành ủy đã tham mưu cho Ban Thường vụ Thành ủy các văn bản triển khai thực hiện, chỉ đạo các cơ quan tham mưu giúp việc của Thành ủy, các cơ sở đảng trực thuộc, Mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội thành phố, Trung tâm Chính trị thành phố thực hiện nghiêm túc việc thu thập và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Đến nay đã chỉnh lý hoàn chỉnh 100% (tương đương 109 mét)  khối tài liệu thuộc Phông lưu trữ Thành ủy, các Ban Xây dựng Đảng, các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. Đối với khối tài liệu của Đảng ủy các xã, phường đang tích cực tiến hành chỉnh lý.

Về Công tác số hoá tài liệu, hiện đang tiến hành Scan định dạng tài liệu theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 và Công văn số 14748-CV/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng; Công văn số 14204- CV/VPTW, ngày 09/4/2025 về hướng dẫn một số nội dung về số hoá tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính; Công văn số 2267-CV/VPTU, ngày 11/4/2025 của Văn phòng Tỉnh uỷ. Thành ủy đã trưng dụng 20 giáo viên biết sử dụng CNTT thực hiện hỗ trợ scan tài liệu từ ngày 26/5/2025 (trừ tài liệu mật). 

Đến nay đã số hóa được 100% số tài liệu cần số hóa trong 77,6 mét tài liệu đã được chỉnh lý trước đây tại đơn vị và đang tiến hành số hóa các tài liệu cần số hóa trong số 31,5 mét tài liệu vừa hoàn thành chỉnh lý (đợt 2), tiến độ đạt 60%.

Đối với hồ sơ các cuộc kiểm tra, giám sát của BCH, BTV và UBKT Thành ủy nhiệm kỳ 2020-2025 đã chỉnh lý, số hóa 100% tài liệu (trong đó 63/63 hồ sơ đã cập nhật trên phần mềm của ngành kiểm tra, 6/63 (mật) đã mã hóa lưu trữ tại USB mật của đơn vị).

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, đồng chí Nguyễn Văn Đô, Phó Bí thư Thường trực Thành ủy, Chủ tịch HĐND Thành phố cảm ơn và ghi nhận sự nỗ lực, tích cực của Văn phòng Thành ủy, các Ban xây dựng đảng và các đồng chí giáo viên được trưng dụng hỗ trợ, thực hiện công tác rà soát, chỉnh lý, số hóa tài liệu. Đồng chí nhấn mạnh, đây là cách làm rất sáng tạo, đảm bảo nhanh chóng, khoa học, hiệu quả và tin cậy. Dù gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai, nhưng các cơ quan tham mưu, giúp việc Thành ủy và các đồng chí được trưng dụng đã tích cực thực hiện hoàn thành công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu phục vụ công tác sắp xếp tổ chức bộ máy.  

Đồng chí  Phó Bí thư Thường trực Thành ủy, Chủ tịch HĐND Thành phố đề nghị đối với các xã, phường phải thực hiện nghiêm túc, đúng các chỉ đạo, bố trí nhân lực, cán bộ tập trung thực hiện công chỉnh lý tài liệu, chủ động lập danh mục bàn giao cho đơn vị hành chính mới đảm bảo theo tiến độ. 

Nhân dịp này, UBND Thành phố đã biểu dương, khen thưởng 28 cá nhân đã có thành tích xuất sắc trong thực hiện việc rà soát, chỉnh lý, số hóa tài liệu của Thành ủy và các cơ quan tham mưu giúp việc của Thành ủy Móng Cái năm 2025.