1. Vị trí, chức năng

1.1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Thành phố (Văn phòng HĐND và UBND) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố, là cơ quan tham mưu giúp việc trực tiếp của Thường trực HĐND, Thường trực UBND, Chủ tịch UBND Thành phố.

1.2. Văn phòng HĐND và UBND Thành phố: Tham mưu tổng hợp, giúp Thường trực HĐND, Thường trực UBND  Thành phố tổ chức các hoạt động chung của Thường trực HĐND, Thường trực UBND; điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của các cơ quan, đơn vị chuyên môn thuộc UBND Thành phố và UBND các xã, phường; tham mưu  giúp Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Thành phố, về chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; đảm bảo việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, Thường trực UBND, Chủ tịch UBND  Thành phố; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Thường trực HĐND và Thường trực UBND Thành phố. Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của UBND , Chủ tịch UBND Thành phố theo quy định của pháp luật.

1.3. Văn phòng HĐND và UBND Thành phố chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Thành phố đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Quảng Ninh; Văn phòng UBND Tỉnh; Sở Ngoại vụ; Ban Dân tộc tỉnh Quảng Ninh.

1.4. Văn phòng HĐND và UBND Thành phố có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. 

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Công tác Văn phòng

2.1.1. Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của Thường trực HĐND, Thường trực UBND; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, ban, ngành, HĐND-UBND các xã, phường trong việc thực hiện.

2.1.2. Bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu, số liệu phục vụ công tác giám sát, điều hành mọi mặt kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh và công tác đối ngoại của Thường trực HĐND và Thường trực UBND Thành phố.

2.1.3. Giúp Thường trực HĐND và Thường trực UBND trong công tác đối nội, đối ngoại.

2.1.4. Tham mưu, đề xuất giúp Thường trực HĐND và Thường trực UBND trong việc lựa chọn những vấn đề, chủ trương, chính sách, cơ chế quản lý đảm bảo đúng pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương.

2.1.5. Tổ chức và phối hợp với các cơ quan chức năng, các xã, phường chuẩn bị nội dung, chương trình, các điều kiện vật chất phục vụ các kỳ họp, phiên họp, hội nghị, hội thảo … do Thường trực HĐND và Thường trực UBND tổ chức. Theo dõi quản lý hồ sơ, biên bản, soạn thảo văn bản cuộc họp. Ban hành các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và Thường trực UBND về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của Thường trực HĐND và Thường trực UBND Thành phố.

2.1.6. Giúp HĐND và UBND Thành phố thống nhất việc ban hành, công bố văn bản theo quy định. Thẩm tra các văn bản quản lý Nhà do các cơ quan, ban, ngành, HĐND và UBND các xã, phường tham mưu cho Thường trực HĐND và Thường trực UBND ký ban hành.

2.1.7. Giúp HĐND và UBND Thành phố đôn đốc các cơ quan, ban, ngành, các xã, phường thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn, thông báo và các ý kiến chỉ đạo của HĐND và UBND Thành phố. Theo dõi nắm bắt tình hình thực hiện, phối hợp với các ngành, địa phương có liên quan báo cáo đề xuất Thường trực HĐND, Thường trực UBND Thành phố những khó khăn vướng mắc và những vấn đề phát sinh để chỉ đạo kịp thời.

2.1.8. Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc phục vụ tốt cho hoạt động của Thường trực HĐND và Thường trực UBND Thành phố, đồng thời thực hiện quản lý bộ máy tổ chức, biên chế cán bộ, kinh phí, tài sản được giao theo quy định của pháp luật. Quản lý hoạt động của Nhà công vụ.

2.1.9. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với cán bộ làm công tác văn phòng ở các cơ quan, ban, ngành thuộc UBND Thành phố và cán bộ làm công tác văn phòng ở các xã, phường.

2.1.10. Giúp Thường trực UBND trong việc thực hiện Nghị quyết của Ban chấp hành Đảng bộ, Ban Thường vụ Thành uỷ, Thường trực Thành uỷ; Nghị quyết của HĐND cùng cấp; Thực hiện quy chế phối hợp công tác với Đoàn đại biểu HĐND Tỉnh, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân cùng cấp.

2.1.11. Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, phòng, ban, đơn vị, xã, phường trong việc tổ chức thực hiện các yêu cầu nhiệm vụ phục vụ hoạt động của HĐND, UBND và các nhiệm vụ chính trị khác ở địa phương.

2.1.12. Phối hợp với Thanh tra Thành phố và các ngành có liên quan, tham mưu giúp UBND Thành phố việc giải quyết những đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của nhân dân gửi đến HĐND và UBND Thành phố qua Văn phòng HĐND-UBND Thành phố; của tổ chức, công dân và người nước ngoài theo chức năng, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố.

2.1.13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và Thường trực UBND Thành phố phân công.

2.1.14. Phối hợp với Phòng Nội vụ trong việc thực hiện công tác lưu trữ.

2.2. Công tác Ngoại vụ

2.2.1. Căn cứ đường lối đối ngoại của Đảng, Nhà nước, xây dựng và trình UBND Thành phố về chiến lược phát triển hoạt động đối ngoại phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương.

2.2.2. Giúp UBND Thành phố thực hiện quản lý Nhà nước trên địa bàn, đối với các hoạt động có yếu tố nước ngoài.

2.2.3. Tham mưu giúp UBND Thành phố về chủ trương, biện pháp về công tác đối ngoại phù hợp với đặc điểm tình hình ở địa phương, nhằm đảm bảo cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân người nước ngoài hoạt động trên địa bàn được thực hiện đúng pháp luật.

2.2.4. Về lễ tân đối ngoại: Chuẩn bị các điều kiện, nội dung, chương trình để tổ chức cho các đoàn công tác của Thành phố đi thăm và làm việc ở nước ngoài; Đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc với Thành uỷ, HĐND, UBND Thành phố và các doanh nghiệp nước ngoài đến tìm hiểu đầu tư.

- Làm đầu mối tiếp nhận các thông tin đối ngoại báo cáo UBND; Dịch thuật văn bản, tài liệu, quản lý lưu trữ hồ sơ, triển khai tổ chức thực hiện theo sự chỉ đạo của UBND Thành phố.

- Giúp UBND Thành phố giám sát các cơ quan chức năng trong việc thực hiện các quy định của Nhà nước về kiểm soát xuất nhập cảnh đối với người, phương tiện và xuất nhập khẩu hàng hoá.

- Phối hợp với các cơ quan, ban, ngành có liên quan trong việc giúp UBND Thành phố tổ chức các lễ hội, hội nghị quốc tế diễn ra trên địa bàn.

- Tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế và tham gia các hội nghị, hội thảo quốc tế theo sự chỉ đạo của UBND Thành phố.

-  Giúp UBND Thành phố nắm tình hình và báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của các Tổ chức quốc tế có các hoạt động diễn ra trên địa bàn.

2.2.5. Về kinh tế đối ngoại

- Thực hiện quản lý Nhà nước theo thẩm quyền đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân là người nước ngoài tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh trên địa bàn.

- Nắm bắt và cung cấp cho Thường trực UBND Thành phố các thông tin cần thiết có liên quan về các hoạt động kinh tế quốc tế.

- Xây dựng các đề án, đề xuất các chủ trương, biện pháp giúp Thường trực UBND Thành phố trong việc chỉ đạo hoạt động kinh tế đối ngoại có liên quan.

- Làm đầu mối cung cấp thông tin về chính sách Khu kinh tế cửa khẩu và hướng dẫn thủ tục cho các dự án đầu tư vào khu vực kinh tế cửa khẩu Móng Cái theo uỷ quyền của các cơ quan thuộc UBND tỉnh Quảng Ninh.

2.2.6. Về công tác quản lý biên giới lãnh thổ

- Giúp UBND Thành phố theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình hình quản lý biên giới lãnh thổ; Đề xuất các biện pháp giúp UBND Thị xã trong việc chỉ đạo thực thi các chính sách về biên giới lãnh thổ ở địa phương.

- Phối hợp với các ngành chức năng, tham mưu giúp UBND Thành phố giải quyết các tranh chấp phát sinh trên khu vực biên giới.

 3.   Cơ cấu tổ chức:

DANH SÁCH LÃNH ĐẠO
Đ/c: Phạm Văn Hoan - Chúc vụ:  Chánh Văn phòng - Trình độ văn hoá: 12/12 - Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ Luật - Trình độ lý luận chính trị: Cao cấp - Điện thoại: 0903.462.243 - Email: phamvanhoan@quangninh.gov.vn
Đ/c: Đỗ Thanh Phong - Chức vụ: Phó Chánh Văn phòng - Trình độ văn hóa: 12/12 - Trình độ chuyên môn:  Cử nhân Kinh tế - Trình độ lý luận chính trị: Trung cấp - Điện thoại:       0916269886 - Email:     dothanhphong@quangninh.gov.vn
Đ/c: Nguyễn Đạo Dưỡng - Chức vụ:      Phó Chánh Văn phòng - Trình độ văn hóa: 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân sư phạm Toán; Thạc sĩ Quản lý giáo dục - Trình độ lý luận chính trị: Trung cấp - Số điện thoại: 0936.893.056 - Email: nguyendaoduong@quangninh.gov.vn
DANH SÁCH CHUYÊN VIÊN, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
Đ/c: Trần Đại Dương - Chức vụ: Chuyên viên - Trình độ văn hóa: 12/12 - Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ Quản lý Kinh tế - Trình độ lý luận chính trị: Sơ cấp - Điện thoại: 0904911912 - E-mail: trandaiduong@quangninh.gov.vn
Đ/c: Bùi Huy Tường - Chức vụ: Chuyên viên - Trình độ văn hóa: 12/12 - Trình độ chuyên môn: Kỹ sư Nông nghiệp - Trình độ lý luận chính trị: Sơ cấp - Điện thoại: 0902.136.455 - Email: buihuytuong@quangninh.gov.vn
Đ/c: Trần Quốc Hòa - Chức vụ: Chuyên viên - Trình độ văn hóa: 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Sư phạm Sinh học - Trình độ lý luận chính trị: Trung cấp - Điện thoại: 0946.638.638 - E-mail: tranquochoa.mc@quangninh.gov.vn
Đ/c: Nguyễn Đức Lộc - Chức vụ: Chuyên viên - Trình độ văn hóa: 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân tiếng Trung Quốc - Trình độ lý luận chính trị: Sơ cấp - Điện thoại: 0978.593.069
Đ/c : Đặng Văn Hùng  - Chức vụ: Chuyên viên - Trình độ văn hóa : 12/12 - Trình độ chuyên môn: Kỹ sư Công nghệ thông tin - Trình độ lý luận chính trị: Trung cấp - Điện thoại: 0911.208.311 - E-mail: dangvanhung@quangninh.gov.vn
Đ/c : Nguyễn Thị Ngọc Lan  - Chức vụ: Chuyên viên - Trình độ văn hóa : 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Luật - Trình độ lý luận chính trị: Sơ cấp - Điện thoại: 0989.803.793
Đ/c : Hà Thị Xuyến  - Chức vụ: Kế toán - Trình độ văn hóa : 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Tài chính kế toán - Trình độ lý luận: Sơ cấp - Điện thoại: 0904.873.288 - E-mail: hathixuyen.mc@quangninh.gov.vn
Đ/c : Vũ Thị Thu Hoà  - Chức vụ: Nhân viên - Trình độ văn hóa : 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Luật - Trình độ lý luận: Trung cấp - Điện thoại: 0915.049.688 - E-mail: Vuthithuhoa@quangninh.gov.vn
Đ/c : Phạm Thị Kim Anh  - Chức vụ: Nhân viên - Trình độ văn hóa : 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Luật - Trình độ lý luận: Trung cấp - Điện thoại: 0904.636.122 - E-mail: phamkimanh@quangninh.gov.vn
Đ/c: Nguyễn Thị Thu Huyền  - Chức vụ: Nhân viên - Trình độ văn hóa : 12/12 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Kế toán - Trình độ lý luận: Sơ cấp - Điện thoại: 0987.651.392